Proformalasku
Englanniksi: pro forma invoice
Proformalasku on laskun muotoon tehty asiakirja, joka kertoo tulevan kaupan sisällön ja hinnan. Se ei ole oikea lasku, eikä sitä kirjata myynniksi tai arvonlisäveroksi.
Proformalaskua käytetään, kun ostaja tarvitsee virallisen näköisen asiakirjan ennen kauppaa. Tavallisia tilanteita ovat ulkomaankauppa, jossa tulli tai ostajan pankki tarvitsee tiedon tavaran arvosta, ja ostajan sisäinen hyväksyntä tai rahoitushakemus. Proformalasku kertoo tuotteet, määrät, hinnat ja toimitusehdot, mutta siihen merkitään selvästi, ettei se ole maksettava lasku.
Koska proformalasku ei ole lasku, sitä ei kirjata kirjanpitoon myyntinä eikä siitä tilitetä arvonlisäveroa. Kun kauppa toteutuu, asiakkaalle lähetetään oikea lasku tai ennakkolasku, jossa on laskun pakolliset tiedot ja oma laskunumero. Proformalaskulle ei kannata antaa numeroa samasta sarjasta kuin myyntilaskuille, koska silloin laskunumeroihin syntyy aukkoja.
Yleisin väärinkäsitys on käyttää proformalaskua ennakkomaksun pyytämiseen. Jos asiakas maksaa proformalaskun perusteella, rahalle tarvitaan silti oikea tosite. Silloin yrityksen pitää lähettää ennakkolasku tai kuitti saadusta ennakosta, jotta maksu ja ALV voidaan kirjata oikein.
Ulkomaankaupassa proformalasku voi olla tullauksen tukena esimerkiksi näytelähetyksissä, joista ei laskuteta. Silloin siihen merkitään tavaran arvo tullausta varten ja maininta, ettei tavarasta veloiteta. Asiakirjan otsikoksi kannattaa kirjoittaa selvästi proformalasku ja lisätä maininta, ettei se ole maksettava lasku. Silloin ostajan ostoreskontra ei kirjaa sitä vahingossa velaksi, eikä sitä makseta kahteen kertaan.
Esimerkki
Esimerkki: suomalainen valmistaja myy koneen norjalaiselle asiakkaalle 24 000 eurolla. Asiakkaan pankki tarvitsee proformalaskun rahoituspäätöstä varten. Valmistaja lähettää sen ilman laskunumeroa. Kun rahoitus on hyväksytty ja kone toimitettu, valmistaja lähettää oikean laskun, joka kirjataan myynniksi.