Työvuorolista pohja: valmis viikkopohja, täytetty esimerkki ja työaikalain säännöt työnantajalle
Työvuorolista pohja on taulukko, johon merkitään jokaisen työntekijän työvuoron alkamis- ja päättymisaika sekä tauot päiväkohtaisesti. Työaikalain 30 §:n mukaan työvuoroluettelo on laadittava vähintään viikoksi kerrallaan ja annettava työntekijöille kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Alla on kopioitava viikkopohja, täytetty esimerkki pienen kahvilan viikosta ja tarkistuslista lepoajoista, muutoksista ja säilytyksestä.
Lyhyesti
- Työvuorolistaan merkitään jokaiselle työntekijälle vuoron alku, loppu ja tauot päivä päivältä.
- Lista laaditaan vähintään viikoksi ja annetaan työntekijöille kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkua (työaikalaki 30 §).
- Julkaistua listaa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.
- Vuorojen väliin tarvitaan vähintään 11 tunnin vuorokausilepo (jaksotyössä 9 h) ja viikossa 35 tunnin viikkolepo.
- Säilytä listat ja työaikakirjanpito vähintään kanneajan loppuun: ne ovat palkanlaskennan ja mahdollisen riidan todiste.
Kun yrityksessä on ensimmäiset vuorotyötä tekevät työntekijät, kuten kahvilassa, kaupassa, hoivapalvelussa tai siivousyrityksessä, työvuorolista on yksi ensimmäisistä asiakirjoista, joita työaikalaki edellyttää. Pohjan voi tehdä taulukkolaskentaan, kunhan siitä näkyy lain vaatimat tiedot. Tällä sivulla on valmis pohja, täytetty esimerkkiviikko ja työnantajan tarkistuslista.
Työvuorolista pohja: viikkonäkymä
Pohjassa on yksi rivi työntekijää kohden ja yksi sarake päivää kohden. Jokaiseen soluun merkitään vuoron alkamis- ja päättymisaika, ja tauko joko soluun tai erilliseen sarakkeeseen. Viimeiseen sarakkeeseen lasketaan viikon säännöllinen työaika, josta näet heti, pysyykö työaika sovitussa.
| Työntekijä | Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su | Tunnit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nimi 1 | alku–loppu, tauko | yht. h | ||||||
| Nimi 2 | yht. h | |||||||
| Nimi 3 | yht. h | |||||||
| Vapaapäivät merkitään | V |
- Yrityksen nimi ja toimipaikka
- Listan ajanjakso (esim. viikot 44–46) ja tasoittumisjakso, jos käytössä
- Laatimis- ja tiedottamispäivä
- Jokaisen vuoron alkamis- ja päättymisaika
- Taukojen ajankohdat
- Vapaapäivät ja viikkolepo
- Lyhenteiden selite (V = vapaa, L = loma, K = koulutus)
- Muutokset päivättyinä, ja kuka niihin suostui
Esimerkki: täytetty työvuorolista pienessä kahvilassa
Kahvila on auki arkisin klo 7–18 ja lauantaisin klo 9–16. Sunnuntaisin se on kiinni. Kolmella työntekijällä on 37,5 tunnin ja yhdellä 20 tunnin viikkotyöaika. Tauko on 30 minuuttia, eikä se ole työaikaa.
| Työntekijä | Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su | Tunnit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aino (37,5 h) | 6.30–14.30 | 6.30–14.30 | 6.30–14.30 | V | 6.30–14.30 | 8.30–16.30 | V | 37,5 |
| Eero (37,5 h) | 10.30–18.30 | 10.30–18.30 | V | 6.30–14.30 | 10.30–18.30 | 8.30–16.30 | V | 37,5 |
| Liisa (37,5 h) | V | 10.30–18.30 | 10.30–18.30 | 10.30–18.30 | 10.30–18.30 | V | V | 30 |
| Mika (20 h) | 14.00–18.30 | V | 14.00–18.30 | 14.00–18.30 | V | 11.00–16.30 | V | 19 |
Esimerkissä Eeron tiistain iltavuoro päättyy klo 18.30, eikä hänelle ole merkitty keskiviikolle aamuvuoroa. Jos hän tekisi keskiviikkona vuoron klo 6.30 alkaen, lepoaikaa jäisi vain 12 tuntia, mikä täyttää 11 tunnin vähimmäislevon. Klo 5.00 alkava vuoro ei täyttäisi. Lepoajan laskemisesta kerrotaan tarkemmin sivulla lepoaika työvuorojen välissä.
Milloin työvuoro pitää ilmoittaa?
Työvuorolista on annettava työntekijöille kirjallisesti hyvissä ajoin ja viimeistään viikkoa ennen sen ajanjakson alkua, jota lista koskee. Näin säädetään työaikalain 30 §:ssä. Lista tehdään niin pitkäksi ajaksi kuin mahdollista, kuitenkin vähintään viikoksi, ja jos työaika tasoittuu pidemmällä jaksolla, lista tehdään yleensä samaksi jaksoksi kuin tasoittumissuunnitelma. Monessa työehtosopimuksessa ilmoitusaika on pidempi, esimerkiksi kaksi tai kolme viikkoa, joten tarkista oman alasi TES.
| Sääntö | Mitä työaikalaki edellyttää | Pykälä |
|---|---|---|
| Kenelle | Jokaiselle työpaikalle laaditaan työvuoroluettelo | 30 § |
| Sisältö | Säännöllisen työajan alku ja loppu sekä taukojen ajankohdat | 30 § |
| Ajanjakso | Vähintään viikko, mieluiten tasoittumisjakson pituinen | 30 § |
| Tiedottaminen | Kirjallisesti, viimeistään viikkoa ennen jakson alkua | 30 § |
| Muutokset | Vain työntekijän suostumuksella tai painavasta syystä | 30 § |
| Vuorokausilepo | Vähintään 11 h vuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana, jaksotyössä 9 h | 25 § |
| Viikkolepo | 35 tunnin keskeytymätön vapaa kerran seitsemässä päivässä | 27 § |
| Peruutettu vuoro | Vaihtelevassa työajassa alle 48 h ennen peruutetusta vuorosta kohtuullinen korvaus | 30 a § |
| Kirjanpito | Tehdyt työtunnit ja korvaukset kirjataan työntekijöittäin | 32 § |
Saako työvuoroja vaihtaa?
Saa, mutta julkaistua listaa saa muuttaa vain, jos työntekijä suostuu tai jos muutokseen on töiden järjestelyihin liittyvä painava syy, kuten äkillinen sairauspoissaolo tai laiterikko. Kiire tai huono suunnittelu ei yleensä ole painava syy. Työntekijöiden keskinäiset vuoronvaihdot sovitaan käytännössä esihenkilön kanssa, ja muutos merkitään listaan päivättynä, jotta palkanlaskenta ja työaikakirjanpito pysyvät oikeina.
Jos työntekijällä on vaihtelevan työajan sopimus, kuten nollatuntisopimus, lisätunteja saa teettää vain hänen suostumuksellaan. Jos työnantaja peruu listaan merkityn vuoron alle 48 tuntia ennen sen alkua eikä palkkaa muuten makseta, työntekijälle on maksettava kohtuullinen korvaus.
Mitä tarkoittaa ergonominen työvuorosuunnittelu?
Ergonominen työvuorosuunnittelu tarkoittaa vuorojen järjestämistä niin, että työntekijä palautuu niiden välillä ja jaksaa terveenä. Lain vähimmäislepoajat ovat lähtökohta, mutta pelkkä niiden täyttäminen ei vielä tee listasta hyvää. Käytännössä ergonomisuus näkyy muutamana periaatteena.
- Vuorot kiertävät eteenpäin: aamu, ilta, yö, ei toisin päin, jolloin lepo jää pidemmäksi.
- Yövuoroja ei ketjuteta pitkästi: jaksotyössä ja keskeytymättömässä vuorotyössä laki sallii enintään viisi peräkkäistä yövuoroa, jonka jälkeen tarvitaan vähintään 24 tunnin vapaa.
- Iltavuoroa ei seuraa aamuvuoro, jos väliin jää vain juuri ja juuri 11 tuntia.
- Vapaat ovat yhtenäisiä, mieluiten kaksi päivää peräkkäin.
- Lista julkaistaan ajoissa, jotta työntekijä voi suunnitella vapaa-aikansa.
Mitä työvuorolistan lyhenteet tarkoittavat?
Työvuorolistan lyhenteet ovat työpaikkakohtaisia, eikä laki määrää niitä. Yleisiä ovat A (aamu), I (ilta), Y (yö), V (vapaa), L (vuosiloma), K (koulutus) ja S (sairas). Monella alalla on myös omia koodeja esimerkiksi arkipyhän vapaalle tai ylimääräiselle vapaalle, joten esimerkiksi kirjainyhdistelmä kuten XE kannattaa tarkistaa oman työpaikan selitteestä. Kirjoita selite aina listan alaosaan, jotta lista on ymmärrettävä myös sijaiselle ja palkanlaskijalle.
Miten työvuorolista liittyy palkanlaskentaan?
Työvuorolista on suunnitelma, ja palkka maksetaan toteutuneista tunneista. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Käytännössä toteutuneet tunnit merkitään listaan tai erilliseen työaikakirjanpitoon, ja niistä lasketaan lisä- ja ylityökorvaukset, sunnuntaikorotukset ja iltalisät. Ylityö syntyy, kun yleistyöajassa työ ylittää 8 tuntia vuorokaudessa tai 40 tuntia viikossa.
Palkkojen sivukulut ja kokonaiskustannus on laskettu sivulla palkkalaskuri työnantajalle. Jos haluat palkanlaskennan pois omalta pöydältäsi, kilpailuta tilitoimisto ja vertaa hintoja.
Yleisimmät virheet työvuorolistassa
- Lista julkaistaan liian myöhään, esimerkiksi perjantaina seuraavalle viikolle.
- Tauot puuttuvat listasta, vaikka laki edellyttää niiden ajankohtien merkitsemistä.
- Muutoksia ei kirjata, jolloin listasta ei näe, mitä lopulta tehtiin.
- Iltavuorosta aamuvuoroon alle 11 tunnin levolla.
- Listoja ei säilytetä. Työvuoroluettelot ja työaikakirjanpito säilytetään vähintään kanneajan päättymiseen asti.
Työajan perussäännöt ovat sivulla työaikalaki, taukojen säännöt sivulla työaikalaki: tauot ja jaksotyön erityissäännöt sivulla jaksotyöaika.
Usein kysytyt
Mitä työvuorolistassa pitää olla?+
Jokaisen työntekijän säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisaika sekä taukojen ajankohdat. Lisäksi kannattaa merkitä vapaapäivät, listan ajanjakso ja tiedottamispäivä.
Milloin työvuoro pitää ilmoittaa?+
Työaikalain mukaan kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen sen ajanjakson alkua, jota lista koskee. Työehtosopimuksessa voi olla pidempi ilmoitusaika.
Saako työvuoroja vaihtaa?+
Julkaistua listaa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. Työntekijöiden keskinäiset vaihdot sovitaan esihenkilön kanssa ja merkitään listaan.
Mitä tarkoittaa ergonominen työvuorosuunnittelu?+
Vuorojen suunnittelua palautumisen ehdoilla: eteenpäin kiertävät vuorot, riittävät lepoajat, yhtenäiset vapaat ja enintään viisi peräkkäistä yövuoroa jakso- ja vuorotyössä.
Mitä tarkoittaa XE työvuorolistassa?+
Lyhenteet ovat työpaikkakohtaisia, eikä laki määrää niitä. Tarkista merkitys työpaikan listan selitteestä tai esihenkilöltä.
Kuinka pitkälle ajalle työvuorolista tehdään?+
Niin pitkälle kuin mahdollista, kuitenkin vähintään viikoksi. Jos työaika tasoittuu pidemmällä jaksolla, lista tehdään yleensä samaksi jaksoksi.
Pitääkö työvuorolistat säilyttää?+
Kyllä. Työnantajan on säilytettävä työvuoroluettelot vähintään työaikalain kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Työaikalaki: mitä se vaatii pieneltä työnantajalta, ylityökorvaukset ja lepoajat tiivistettynä
Työaikalaki (872/2019) rajaa säännöllisen työajan enintään 8 tuntiin vuorokaudessa ja 40 tuntiin viikossa, ja kaikki työaika ylitöineen saa olla enintään keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden aikana. Laki määrää myös ylityökorvaukset (50 % ja 100 %), tauot, 11 tunnin vuorokausilevon, 35 tunnin viikkolevon sekä työnantajan velvollisuuden pitää työvuoroluetteloa ja työaikakirjanpitoa. Tässä tiivistelmä yrittäjälle: mitä laki käytännössä vaatii, kun palkkaat ensimmäiset työntekijät, ja laskettu esimerkki ylityökorvauksesta.
Lepoaika työvuorojen välissä: 11 tunnin vuorokausilepo, poikkeukset ja lasketut vuoroesimerkit
Lepoaika työvuorojen välissä on työaikalain 25 §:n mukaan vähintään 11 tuntia keskeytymätöntä lepoa jokaisen työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana. Jaksotyössä lepo saa työn järjestelyistä johtuvista syistä olla 9 tuntia, liukuvassa työajassa työntekijän aloitteesta 7 tuntia, ja tietyissä tilanteissa tilapäisesti 7 tai 5 tuntia, mutta lyhennetty lepo on korvattava 14 päivän kuluessa. Tällä sivulla on lepoajan laskeminen vuorolistasta, lasketut esimerkit iltavuorosta aamuvuoroon ja tuplavuorosta sekä tauot ja viikkolepo pienen työnantajan näkökulmasta.
Työaikalaki ja tauot: ruokatauko yli 6 tunnin päivässä, kahvitauot ja lepoajat työnantajalle
Työaikalain mukaan yli kuuden tunnin yhtäjaksoisena työpäivänä työntekijälle on annettava vähintään tunnin tauko, jonka aikana hän saa poistua työpaikalta, ja siitä voidaan sopia lyhyempi, vähintään puolen tunnin tauko (24 §). Yli 10 tunnin päivänä on lisäksi oikeus puolen tunnin taukoon kahdeksan tunnin jälkeen. Kahvitaukoja laki ei määrää, vaan ne tulevat työehtosopimuksesta. Tällä sivulla on taukosäännöt taulukkona, vuoro- ja jaksotyön sekä kuljettajien poikkeukset, kaupan TES:n esimerkki ja tarkistuslista pienelle työnantajalle.