BI-raportointi: mitä se on, mitä pienyrityksen kannattaa seurata ja paljonko Power BI maksaa 2026
BI-raportointi (business intelligence -raportointi) tarkoittaa, että yrityksen tiedot kirjanpidosta, myynnistä ja muista järjestelmistä kootaan automaattisesti yhteen raporttiin tai kojelautaan, josta johto näkee tunnusluvut ilman käsin tehtyjä Excel-koosteita. Yleisin työkalu on Microsoftin Power BI, jonka Pro-lisenssi maksaa 12,10 euroa käyttäjältä kuukaudessa ilman ALV:tä (15,19 € verollisena). Tällä sivulla on määritelmä, pienyrityksen raportin sisältö, työkalut hintoineen, vaiheet ja yleisimmät virheet.
Lyhyesti
- BI-raportointi kokoaa yrityksen tiedot useasta järjestelmästä yhteen, automaattisesti päivittyvään raporttiin. BI tulee sanoista business intelligence eli liiketoimintatiedon hallinta.
- Pienyrityksen raportissa riittää yleensä 6–10 lukua: myynti, kate, käyttökate, kassa, myyntisaamiset, ostovelat ja budjettivertailu.
- Power BI Pro maksaa 12,10 €/käyttäjä/kk alv 0 % (15,19 € verollisena), ja Premium Per User 20,80 € (26,10 €). Omaan käyttöön raportteja voi tehdä maksuttomalla tilillä.
- BI-raportti on vain yhtä hyvä kuin sen data: ajantasainen kirjanpito on edellytys. Kuukausi myöhässä oleva kirjanpito tekee kojelaudasta historiankirjan.
Moni yrittäjä kokoaa kuukauden luvut käsin: myynti verkkokaupasta, kulut kirjanpito-ohjelmasta, kassa pankista ja tunnit Excelistä. BI-raportointi automatisoi tämän. Kun tiedot päivittyvät itsestään yhteen näkymään, kuukausipalaveri alkaa päätöksistä eikä lukujen etsimisestä. Tämä sivu kertoo, mitä BI-raportointi on, mitä pienen yrityksen kannattaa seurata ja miten aloittaa ilman isoa konsulttiprojektia.
Mitä on BI eli business intelligence?
BI eli business intelligence tarkoittaa tapoja ja työkaluja, joilla yrityksen tiedot kerätään, yhdistetään ja esitetään päätöksenteon tueksi. Suomeksi puhutaan liiketoimintatiedon hallinnasta tai tiedolla johtamisesta. Käytännössä BI on ketju: tiedot haetaan lähdejärjestelmistä, siistitään ja yhdistetään tietomalliksi ja esitetään raportteina ja kaavioina.
BI-raportointi on tämän ketjun näkyvä osa: raportit ja kojelaudat (dashboard), jotka päivittyvät automaattisesti. Ero tavalliseen raportointiin on siinä, että BI yhdistää useamman lähteen ja raporttia voi suodattaa ja porautua yksityiskohtiin, esimerkiksi tuotteen, asiakkaan tai kuukauden mukaan.
Mitä raportointi tarkoittaa yrityksessä?
Raportointi tarkoittaa yrityksen toiminnan lukujen säännöllistä koostamista ja esittämistä niille, jotka tekevät päätöksiä: omistajalle, hallitukselle, rahoittajalle tai esihenkilöille. Lakisääteinen raportointi, kuten tilinpäätös ja veroilmoitukset, kertoo menneestä. Johdon raportointi eli sisäinen raportointi auttaa ohjaamaan tulevaa, ja BI on sen työkalu. Jako ulkoiseen ja sisäiseen on selitetty sivulla laskentatoimi.
| Raportointi | Kenelle | Kuinka usein | Esimerkki |
|---|---|---|---|
| Lakisääteinen | Viranomaiset, osakkaat | Kuukausittain tai vuosittain | Tilinpäätös, ALV-ilmoitus, tulorekisteri |
| Kirjanpidon kuukausiraportti | Yrittäjä, hallitus | Kuukausittain | Tuloslaskelma ja tase kuukausittain |
| Johdon BI-raportti | Yrittäjä, johto | Päivittäin tai viikoittain | Myynti, kate, kassa ja budjettivertailu yhdessä näkymässä |
| Rahoittajaraportti | Pankki, sijoittaja | Neljännesvuosittain | Tunnusluvut ja ennuste |
Mitä pienyrityksen BI-raportissa kannattaa seurata?
Pienyrityksen BI-raportissa kannattaa seurata 6–10 lukua, jotka kertovat myynnistä, kannattavuudesta ja kassasta. Enempää ei kukaan katso viikoittain. Valitse luvut, joihin voit itse vaikuttaa, ja vertaa niitä budjettiin tai edelliseen vuoteen.
| Luku | Mistä data tulee | Mitä se kertoo | Ohjearvo tai vertailu |
|---|---|---|---|
| Liikevaihto kuukausittain | Kirjanpito tai myyntijärjestelmä | Kasvaako myynti | Edellinen vuosi ja budjetti |
| Myyntikate % | Kirjanpito | Paljonko myynnistä jää ostojen jälkeen | Toimialan taso, oma trendi |
| Käyttökate % | Kirjanpito | Tuottaako perustoiminta rahaa | Positiivinen, toimialan taso ja oma trendi |
| Kassan saldo ja ennuste | Pankki ja kassaennuste | Riittävätkö rahat | Vähintään 30 päivän kulut |
| Myyntisaamiset ja erääntyneet | Laskutus | Maksavatko asiakkaat ajallaan | Erääntyneet alle 10 % saamisista |
| Quick ratio | Kirjanpito (tase) | Maksuvalmius | Yli 1 hyvä |
| Laskutusaste tai tuntimyynti | Tuntikirjaus | Palveluyrityksen tuottavuus | Oma tavoite |
| Asiakaskohtainen myynti | Laskutus tai CRM | Riippuvuus isoista asiakkaista | Yksi asiakas alle 30 % myynnistä |
Tunnuslukujen kaavat ja ohjearvot ovat artikkelissa yrityksen tunnusluvut. Maksuvalmiuden mittarit ovat sivulla maksuvalmius, ja kassan seurantaan sopii kassavirtaennuste.
Mikä on Power BI ja paljonko se maksaa?
Power BI on Microsoftin BI-työkalu, jolla tiedot haetaan eri lähteistä, yhdistetään ja esitetään vuorovaikutteisina raportteina. Raportteja voi tehdä maksuttomalla tilillä omaan käyttöön, mutta niiden jakaminen muille vaatii maksullisen lisenssin. Power BI Pro maksaa 12,10 euroa käyttäjältä kuukaudessa ilman ALV:tä vuosisopimuksella.
| Työkalu | Hinta alv 0 % | Hinta alv 25,5 % | Sopii |
|---|---|---|---|
| Power BI, maksuton tili | 0 € | 0 € | Raportin tekeminen ja kokeilu omaan käyttöön |
| Power BI Pro | 12,10 €/käyttäjä/kk | 15,19 €/käyttäjä/kk | Raporttien jakaminen tiimille, enintään 8 ajastettua päivitystä päivässä |
| Power BI Premium Per User | 20,80 €/käyttäjä/kk | 26,10 €/käyttäjä/kk | Isommat tietomallit ja tiheämmät päivitykset |
| Excel ja kirjanpito-ohjelman raportit | Sisältyy usein jo käytössä oleviin ohjelmiin | Yhden lähteen raportointi, pieni yritys |
Lisenssi on harvoin suurin kulu. Suurempi työ on raportin määrittely, datan siistiminen ja tietomallin rakentaminen. Jos käytät konsulttia, pyydä tarjous kiinteällä hinnalla ja määrittelyllä, jossa luvut ja lähteet on lueteltu.
Miten pienyritys aloittaa BI-raportoinnin?
- 11. Päätä kysymyksetMitä haluat tietää viikoittain? Esimerkiksi: kasvaako myynti, onko kate tavoitteessa, riittääkö kassa. Kysymykset ratkaisevat luvut, ei toisin päin.
- 22. Listaa datalähteetKirjanpito-ohjelma, laskutus, verkkokauppa, pankki, tuntikirjaus. Tarkista, saako niistä tiedot ulos rajapinnalla vai vain Excel-tiedostona.
- 33. Laita kirjanpito kuukausirytmiinTositteet ja täsmäytykset kuukauden sisällä. Muuten raportti näyttää väärää tulosta.
- 44. Tee ensimmäinen raportti yhdestä lähteestäAloita kirjanpidon tuloslaskelmasta ja budjettivertailusta. Lisää lähteitä vasta, kun ensimmäistä raporttia todella käytetään.
- 55. Käy raportti läpi säännöllisestiKuukausipalaveri, jossa luvut käydään läpi ja päätetään toimenpiteet. Raportti, jota kukaan ei avaa, on turha.
Budjetin laatimiseen löytyy ohje artikkelista budjetti, ja kirjanpito-ohjelmien raportointiominaisuuksia on verrattu sivulla kirjanpito-ohjelmat vertailussa.
Mitkä ovat BI-raportoinnin yleisimmät virheet?
Yleisin virhe on rakentaa raportti ennen kuin data on kunnossa. Jos kirjanpito on kuukausia jäljessä tai kulut on kirjattu eri tileille kuukaudesta toiseen, kojelauta näyttää kauniita kaavioita väärästä datasta.
- Kirjanpito on jäljessä, jolloin raportin tulos heittelee kuukaudesta toiseen
- Liikaa lukuja: 40 mittarin kojelautaa ei katsota
- Ei vertailukohtaa: luku ilman budjettia tai edellistä vuotta ei kerro, onko se hyvä
- Jaksotukset puuttuvat: vuosimaksut ja lomapalkat kirjataan yhdelle kuukaudelle
- Käsin päivitettävä Excel-välivaihe, joka unohtuu
- Kukaan ei omista raporttia: ei ole sovittu, kuka päivittää ja kuka reagoi
Jos kirjanpitosi ei pysy kuukausirytmissä ja haluat raportointiin luotettavat luvut, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Usein kysytyt
Mitä on BI?+
BI eli business intelligence tarkoittaa tapoja ja työkaluja, joilla yrityksen tiedot kerätään, yhdistetään ja esitetään päätöksenteon tueksi. Suomeksi puhutaan liiketoimintatiedon hallinnasta tai tiedolla johtamisesta.
Mitä BI-raportointi tarkoittaa?+
Sitä, että tiedot kirjanpidosta, myynnistä ja muista järjestelmistä kootaan automaattisesti päivittyviksi raporteiksi ja kojelaudoiksi, joista johto näkee tunnusluvut ilman käsin tehtyjä koosteita.
Mikä Power BI on?+
Microsoftin BI-työkalu, jolla tiedot haetaan eri lähteistä ja esitetään vuorovaikutteisina raportteina. Pro-lisenssi maksaa 12,10 €/käyttäjä/kk ilman ALV:tä eli 15,19 € verollisena.
Mitä raportointi tarkoittaa?+
Yrityksen lukujen säännöllistä koostamista ja esittämistä päätöksentekijöille. Lakisääteinen raportointi kertoo menneestä, johdon raportointi auttaa ohjaamaan tulevaa.
Onko Power BI ilmainen?+
Raportteja voi tehdä maksuttomalla tilillä omaan käyttöön. Raporttien jakaminen muille vaatii Pro- tai Premium-lisenssin.
Tarvitseeko pieni yritys BI-raportointia?+
Ei välttämättä erillistä BI-työkalua. Kirjanpito-ohjelman kuukausiraportti ja budjettivertailu riittävät usein. BI kannattaa, kun dataa on useassa järjestelmässä ja niiden kokoaminen käsin vie aikaa.
Mitä BI-raportissa kannattaa seurata?+
Pienyrityksessä 6–10 lukua: liikevaihto, myyntikate, käyttökate, kassa ja kassaennuste, myyntisaamiset, quick ratio sekä toimialan oma tuottavuusluku.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Yrityksen tunnusluvut: kaavat, ohjearvot ja esimerkki pienyrityksestä
Tunnusluvut kertovat muutamalla luvulla, tekeekö yritys rahaa, kestääkö se huonon vuoden ja riittävätkö rahat laskuihin. Tässä seitsemän tärkeintä tunnuslukua kaavoineen, yleisesti käytetyt ohjearvot ja yksi pienyrityksen tilinpäätös laskettuna alusta loppuun.
Maksuvalmius: mitä se tarkoittaa, miten se lasketaan ja mikä on hyvä quick ratio ja current ratio
Maksuvalmius eli likviditeetti tarkoittaa yrityksen kykyä maksaa laskunsa, palkkansa ja veronsa ajallaan. Sitä mitataan tunnusluvuilla, joista tärkeimmät ovat quick ratio (rahat ja saamiset jaettuna lyhytaikaisilla veloilla, hyvä yli 1) ja current ratio (sama varaston kanssa, hyvä yli 2). Tällä sivulla on maksuvalmiuden määritelmä, kaikki keskeiset mittarit kaavoineen ja ohjearvoineen, laskettu esimerkki pienestä yrityksestä, ero kannattavuuteen ja vakavaraisuuteen sekä keinot parantaa maksuvalmiutta.
IAS: mitä IAS tarkoittaa kirjanpidossa, voimassa olevat IAS-standardit suomeksi ja ero IFRS:ään
IAS (International Accounting Standards) tarkoittaa kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja, joita kansainvälinen tilinpäätösstandardikomitea IASC julkaisi vuosina 1973–2001. Osa niistä on yhä voimassa osana IFRS-normistoa, esimerkiksi IAS 2 vaihto-omaisuudesta ja IAS 36 arvonalentumisista. Suomessa IAS-standardeja noudattavat pörssiyhtiöiden konsernit ja ne, jotka laativat IFRS-tilinpäätöksen; tavallinen pienyritys tekee tilinpäätöksen kirjanpitolain mukaan. Tällä sivulla on kaikki voimassa olevat IAS-standardit suomeksi, korvatut standardit ja ero IFRS:ään.