Perehdytyssuunnitelma: valmis pohja pienyritykselle, mitä siihen kuuluu ja esimerkki ensimmäisestä viikosta

Ensimmäinen työntekijä aloittaa maanantaina, ja yrittäjä huomaa sunnuntai-iltana, ettei ole miettinyt, mitä ensimmäisenä päivänä tehdään. Perehdytyssuunnitelma ratkaisee tämän: se on lista, jonka teet kerran ja käytät jokaisen uuden työntekijän kanssa. Samalla se täyttää lain vaatimuksen ja vähentää virheitä, jotka maksavat myöhemmin aikaa ja rahaa.

Mikä on perehdytyssuunnitelma?

Perehdytyssuunnitelma on työnantajan laatima kirjallinen suunnitelma uuden työntekijän perehdyttämisestä: mitkä asiat käydään läpi, missä järjestyksessä, kuka ne opettaa ja mihin mennessä. Se tehdään yleensä yrityksen yhteiseksi pohjaksi, jota täydennetään työntekijäkohtaisesti tehtävän mukaan.

Suunnitelma eroaa perehdytysmateriaalista. Materiaali kertoo, miten asiat tehdään (esimerkiksi kassan käyttöohje), ja suunnitelma kertoo, milloin ja kenen kanssa ne opitaan. Pienessä yrityksessä molemmat voivat olla samassa asiakirjassa.

Mitä laki vaatii perehdyttämisestä?

Työturvallisuuslain 14 §:n mukaan työnantajan on annettava työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä ja huolehdittava, että työntekijä perehdytetään riittävästi työhön, työpaikan olosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön sekä turvallisiin työtapoihin. Opetusta ja ohjausta on annettava myös huolto- ja korjaustöiden sekä häiriö- ja poikkeustilanteiden varalta, ja sitä täydennetään tarvittaessa.

Laki ei määrää perehdytyssuunnitelman muotoa eikä vaadi sitä kirjallisena. Jos työssä kuitenkin sattuu tapaturma, työnantajan pitää pystyä osoittamaan, että työntekijä oli perehdytetty. Päivätty ja kuitattu suunnitelma on siihen yksinkertaisin todiste. Työnantajan muista velvollisuuksista kerrotaan sivulla työsopimuslaki.

Perehdytyssuunnitelman pohja

Alla on perehdytyssuunnitelman pohja, jonka voit kopioida taulukkolaskentaan tai tekstinkäsittelyyn. Jokaisella rivillä on aihe, vastuuhenkilö, ajankohta ja kuittaus. Poista rivit, jotka eivät koske yritystäsi, ja lisää tehtäväkohtaiset asiat.

Pohjan yläosaan kirjoitetaan työntekijän nimi, tehtävä, aloituspäivä, koeajan pituus ja nimetty perehdyttäjä. Alaosaan tulee molempien allekirjoitus ja päiväys, kun perehdytys on käyty läpi.

Esimerkki: ensimmäinen viikko pienessä yrityksessä

Esimerkkinä kolmen hengen kahvila, johon tulee ensimmäinen kokoaikainen työntekijä. Suunnitelma on rakennettu niin, että turvallisuus ja kassa opitaan ensin, koska niissä virhe on kallein.

Mitä perehdytykseen kuuluu palkan ja kirjanpidon kannalta?

Moni perehdytyssuunnitelma unohtaa hallinnolliset asiat, joista syntyy ensimmäisen palkanmaksun virheet. Kerää nämä tiedot ennen ensimmäistä palkkaa ja kerro työntekijälle, miten ne toimivat yrityksessäsi.

• Verokortti tai sen puuttuessa tieto siitä, että pidätys tehdään 60 prosentin mukaan.
• Tilinumero, osoite ja henkilötunnus palkanmaksua ja tulorekisteri-ilmoitusta varten.
• Palkanmaksupäivä ja palkkakausi, sekä mistä palkkalaskelman saa.
• Työajan kirjaus: ylityö, lisätyö ja arkipyhät, jos TES niitä koskee.
• Kulukorvaukset: kilometrikorvaus 0,55 €/km vuonna 2026, päivärahat ja kuittien toimitus.
• Työterveyshuolto: missä ja miten käydään, ja sairauspoissaolon todistukset.

Ensimmäisen työntekijän palkkaamisen kaikki vaiheet, kuten TyEL- ja tapaturmavakuutus ja tulorekisteri, ovat sivulla ensimmäinen työntekijä. Koeajan säännöistä kerrotaan sivulla koeaika.

Miten perehdytyssuunnitelma tehdään?

Perehdytyssuunnitelma tehdään parhaiten kerran yrityksen yhteiseksi pohjaksi ja täydennetään sitten jokaiselle tehtävälle. Pienessä yrityksessä siihen menee yksi iltapäivä.

1. Listaa asiat, jotka uuden työntekijän pitää osata, ja merkitse niistä turvallisuuteen liittyvät.
2. Järjestä ne aikajanalle: mikä ennen ensimmäistä päivää, mikä ensimmäisenä päivänä, mikä viikon ja kuukauden aikana.
3. Nimeä vastuuhenkilö jokaiselle riville. Sama ihminen voi vastata kaikesta, mutta silloin sen pitää olla kalenterissa.
4. Liitä ohjeet: kassan, laitteiden ja järjestelmien ohjeet, turvallisuusohjeet ja yhteystiedot.
5. Kuittaa ja päivitä: työntekijä kuittaa käydyt rivit, ja pohja päivitetään aina, kun tehtävä tai laitteet muuttuvat.

Yleisimmät virheet perehdytyksessä

• Kaikki ensimmäisenä päivänä: liikaa tietoa kerralla unohtuu. Jaa asiat viikolle ja kuukaudelle.
• Ei nimettyä perehdyttäjää: jos kaikki perehdyttävät, kukaan ei perehdytä.
• Turvallisuus myöhemmin: laki vaatii perehdytyksen ennen kuin työntekijä tekee vaarallista työtä.
• Ei kuittausta: ilman kirjausta et pysty osoittamaan, mitä on käyty läpi.
• Ei päivitystä: uusi laite tai tehtävä vaatii täydentävän perehdytyksen myös vanhalle työntekijälle.

Kun yritys kasvaa, perehdytys, palkat ja kirjanpito vievät yrittäjältä yhä enemmän aikaa. Jos nykyinen tilitoimisto ei auta työnantajan kysymyksissä ilman lisälaskua, kilpailuta tilitoimisto minuutissa.