Varoitus työntekijälle:Milloin sen voi antaa, mitä siihen kirjoitetaan ja miten se liittyy irtisanomiseen 2026

Varoitus työntekijälle on työnantajan ilmoitus siitä, että työntekijä on laiminlyönyt tai rikkonut työsuhteesta johtuvia velvollisuuksiaan ja että toistuva samanlainen menettely voi johtaa irtisanomiseen. Työsopimuslain mukaan työntekijää ei pääsääntöisesti saa irtisanoa tällaisesta syystä ennen kuin hän on saanut varoituksella mahdollisuuden korjata menettelynsä. Siksi varoitus on pienellekin työnantajalle tärkeä työkalu.

Alla käyn läpi, milloin varoituksen voi antaa, mitä siihen kirjoitetaan, miten se eroaa huomautuksesta ja mitä 1.1.2026 voimaan tullut lakimuutos tarkoittaa.

Millä perusteella työntekijälle voi antaa varoituksen?

Työsuojeluhallinnon mukaan työnantaja voi antaa varoituksen, kun työntekijä on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvia velvoitteitaan. Tällaisia ovat esimerkiksi toistuvat myöhästymiset, luvattomat poissaolot, työohjeiden laiminlyönti, työturvallisuusohjeiden rikkominen tai asiakkaiden epäasiallinen kohtelu.

Varoitus ei sovi tilanteeseen, jossa työntekijä ei syystään riippumatta pysty tekemään työtä, esimerkiksi sairauden vuoksi. Varoitus koskee tekoja ja laiminlyöntejä, joihin työntekijä voi itse vaikuttaa.

Työtuomioistuimen mukaan varoituksella on kaksi tehtävää. Se kertoo työntekijälle, kuinka vakavasti työnantaja suhtautuu tämän menettelyyn, ja antaa mahdollisuuden korjata se. Jos työntekijä korjaa toimintansa, työsuhde jatkuu normaalisti.

Mitä varoitukseen kirjoitetaan?

Työsuojeluhallinto suosittelee, että varoitus annetaan kirjallisena. Suullinenkin varoitus on pätevä, mutta jälkikäteen sen sisältöä on vaikea todistaa. Kirjallisessa varoituksessa pitää olla ainakin nämä neljä asiaa:

• Konkreettinen kuvaus siitä, mitä työntekijä on tehnyt tai jättänyt tekemättä, päivämäärineen.
• Selvitys siitä, mitä työsuhteen velvollisuutta menettely rikkoo, esimerkiksi työaikaa tai työohjetta.
• Selkeä vaatimus siitä, miten työntekijän pitää toimia jatkossa.
• Yksiselitteinen ilmoitus siitä, että samanlaisen menettelyn toistuminen voi johtaa työsuhteen päättämiseen.

Pyydä työntekijää kuittaamaan varoitus allekirjoituksellaan. Allekirjoitus vahvistaa vain, että työntekijä on saanut varoituksen, eikä se tarkoita, että hän hyväksyy sen sisällön. Työsuojeluhallinnon sivuilla on valmis varoituslomake, jota voi käyttää pohjana.

Varoituksessa kannattaa välttää muutamaa tavallista virhettä. Älä niputa useita eri asioita yhteen epämääräiseksi moitteeksi, vaan kuvaa jokainen tapahtuma erikseen. Älä anna varoitusta sähköpostin sivulauseessa tai ryhmäviestissä. Älä myöskään uhkaa seurauksilla, joihin et ole valmis, koska työntekijän pitää voida luottaa siihen, mitä varoituksessa sanotaan.

Onko huomautus sama kuin varoitus?

Ei ole. Huomautus ei ole laissa määritelty käsite. Monella työpaikalla ensimmäisestä lievästä rikkeestä annetaan suullinen huomautus, ja vasta toistuvasta rikkeestä kirjallinen varoitus ennen kuin irtisanomista harkitaan. Työsuojeluhallinto kuvaa tämän tavallisena käytäntönä.

Ratkaisevaa on sisältö, ei sana. Jos työnantaja haluaa, että ilmoitus toimii varoituksena mahdollisessa irtisanomisessa, siitä pitää käydä selvästi ilmi, että toistuminen voi johtaa työsuhteen päättämiseen. Käytä samaa käytäntöä kaikkiin työntekijöihin, koska työnantajan pitää kohdella työntekijöitä tasapuolisesti myös varoituksissa.

Kuinka kauan varoitus on voimassa?

Työsopimuslaissa ei ole säädetty varoitusten määrästä eikä niiden voimassaoloajasta. Varoituksen merkitys arvioidaan tapauskohtaisesti rikkomuksen vakavuuden mukaan. Aiempaan varoitukseen voi vedota, jos sama tai samankaltainen rikkomus toistuu, mutta ei, jos aikaa on kulunut niin paljon, että varoitus on menettänyt merkityksensä.

Varoitukseen voi vedota irtisanomisessa vain, jos irtisanomisen syy on samaa lajia kuin se, josta varoitus annettiin. Myöhästymisestä annettu varoitus ei siis yleensä riitä perusteeksi irtisanoa työntekijää aivan toisenlaisesta asiasta.

Varoitus ja irtisanominen 1.1.2026 alkaen

Työsopimuslaki muuttui 1.1.2026. Henkilöön liittyvän irtisanomisperusteen ei enää tarvitse olla "asiallinen ja painava", vaan asiallinen syy riittää. Työsuojeluhallinnon mukaan työsuhteen voi siis irtisanoa kevyemmin perustein, jos työntekijä rikkoo velvollisuuksiaan. Peruste arvioidaan silti edelleen kokonaisharkinnalla, eikä irtisanoa saa vähäisestä tai syrjivästä syystä.

Varoitusmenettely ei muuttunut. Työntekijää, joka on laiminlyönyt tai rikkonut velvollisuuksiaan, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoitusta ei tarvita vain, jos rikkomus on niin vakava, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista. Varoitus on siis edelleen pääsääntö.

Irtisanomisen menettely, irtisanomisaika ja loppupalkka on kuvattu sivulla työnantaja irtisanoo työntekijän. Työsopimuksen purkamisesta, joka on irtisanomista vakavampi keino, on oma artikkeli: työsuhteen purkaminen. Lain yleiset periaatteet löydät sivulta työsopimuslaki.

Voiko työntekijä kiistää varoituksen?

Työntekijä voi olla eri mieltä varoituksen perusteista, ja hän voi kirjoittaa näkemyksensä varoitukseen tai erilliseen vastineeseen. Jos asia myöhemmin päätyy riidaksi irtisanomisesta, tuomioistuin arvioi myös sen, oliko varoitus aiheellinen ja riittävän selvä.

Selvät ehdot työsopimuksessa auttavat ennaltaehkäisemään erimielisyyksiä, koska työntekijä tietää alusta asti, mitä häneltä odotetaan. Työsopimuksen voi tehdä työsopimuspohjalla.

Kirjoittaja

Pekka Saarinen

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.