Kirjanpitoaineisto

Säilytysajat ovat kaksi. Tilinpäätös, päiväkirja, pääkirja ja tililuettelo säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Tositteet, kuten kuitit, laskut ja tiliotteet, säilytetään vähintään kuusi vuotta. Vuonna 2026 päättyneen tilikauden kuitit voi siis hävittää aikaisintaan vuoden 2032 lopussa.

Aineisto saa olla kokonaan sähköinen. Sen pitää kuitenkin olla luettavissa ja tulostettavissa koko säilytysajan, ja se pitää saada tarvittaessa esiin Suomessa. Tämä on käytännön ongelma, kun kirjanpito-ohjelma lopetetaan tai vaihdetaan: jos vanhasta ohjelmasta ei oteta arkistoa talteen, aineisto voi kadota lisenssin mukana. Moni Visma eAccountingin käyttäjä joutui ratkaisemaan tämän vuonna 2026.

Yleinen virhe on säilyttää vain tilinpäätös ja heittää kuitit pois "kun verotus on valmis". Verottaja voi tehdä jälkiverotuksen yleensä kolmen vuoden ajan verovuoden päättymisestä, ja tietyissä tapauksissa pidempään. Jos kuitteja ei silloin ole, vähennykset voivat kaatua.

Kirjanpitoaineistoon kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, eli selvitys siitä, mitä aineistoa on, missä muodossa ja missä sitä säilytetään. Pienessä yrityksessä se on usein yksi sivu. Siitä on hyötyä, kun tilitoimisto vaihtuu tai kirjanpitäjä sairastuu: seuraava löytää kaiken ilman arvailua. Luettelo päivitetään aina, kun ohjelma tai säilytyspaikka vaihtuu.

Käytännön vinkki: kun lopetat tilitoimiston tai ohjelman, pyydä koko aineisto sähköisenä ja tarkista, että se aukeaa ilman vanhaa ohjelmaa, esimerkiksi PDF- ja CSV-muodossa.