Kassajärjestelmä
Englanniksi: point of sale (POS) system
Kassajärjestelmä on kassaohjelmiston, maksupäätteen ja usein kuittitulostimen kokonaisuus, jolla yritys ottaa vastaan käteis- ja korttimaksuja ja tallentaa myynnin. Laki ei vaadi kassajärjestelmää, mutta kuitin tarjoamisvelvollisuus ja kirjanpito vaativat myynnin tallentamista.
Kassajärjestelmä tallentaa jokaisen myynnin: mitä myytiin, millä hinnalla, millä verokannalla ja millä maksutavalla. Päivän päätteeksi järjestelmä tekee kassaraportin, joka on käteis- ja korttimyynnin tosite. Raportista näkyy myynti verokannoittain, eli 25,5, 13,5 ja 10 prosenttia, mikä helpottaa ALV-ilmoitusta.
Suomen laki ei edellytä sertifioitua kassajärjestelmää. Kahdella säännöllä on kuitenkin merkitystä. Kuitin tarjoamisvelvollisuus koskee yritystä, jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa: asiakkaalle on tarjottava kuitti jokaisesta käteisellä tai kortilla maksetusta ostoksesta. Laiminlyönnistä voidaan määrätä 300-1 000 euron laiminlyöntimaksu. Lisäksi kirjanpitolaki edellyttää, että käteismyynti kirjataan päivittäin.
Kassajärjestelmän kustannus koostuu laitteista, kuukausimaksusta ja korttimaksujen palkkiosta. Palkkio on usein prosentti myynnistä, ja isolla korttimyynnillä se on suurempi kulu kuin kuukausimaksu. Siksi hinnoittelumalleja kannattaa verrata oman myynnin perusteella. Alle 1 200 euron laite voidaan kirjata kerralla kuluksi pienhankintana. Kuukausimaksut ja palkkiot ovat yrityksen vähennyskelpoisia kuluja.
Kirjanpidossa päivän kassaraportti, pankkiin tulleet korttitilitykset ja kassassa laskettu käteinen täsmäytetään. Korttimyynti tulee tilille usein palkkiolla vähennettynä, joten myynti ja palkkio kirjataan erikseen. Jos kassajärjestelmä voidaan yhdistää kirjanpito-ohjelmaan, päivän myynti siirtyy kirjanpitoon automaattisesti eikä sitä tarvitse kirjata käsin.
Esimerkki
Laskennallinen esimerkki: kahvilan korttimyynti on 8 000 euroa kuussa. Palkkiomallissa, jossa palkkio on 1,5 prosenttia, kulu on 120 euroa kuussa. Mallissa, jossa kuukausimaksu on 20 euroa ja palkkio 0,8 prosenttia, kulu on 20 + 64 = 84 euroa kuussa. Ero on 36 euroa kuussa eli 432 euroa vuodessa.