Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa, jota kutsutaan myös kaksinkertaiseksi kirjanpidoksi, jokaisella tapahtumalla on kaksi puolta. Kun myyt, myynti kasvaa ja pankkitili kasvaa. Kun ostat, kulu kasvaa ja pankkitili pienenee. Koska molemmat puolet kirjataan, kirjanpito tarkistaa itse itsensä: debet ja kredit ovat aina yhtä suuret.

Menetelmä on pakollinen osakeyhtiöille, avoimille yhtiöille, kommandiittiyhtiöille ja osuuskunnille. Toiminimelle se tulee pakolliseksi, kun yhdenkertaisen kirjanpidon rajat ylittyvät tai tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta. Moni toiminimi valitsee sen vapaaehtoisesti, koska tase näyttää yrityksen varat ja velat reaaliajassa.

Suurin hyöty on, että näet muutakin kuin tuloksen. Tase kertoo, paljonko asiakkaat ovat velkaa, paljonko ALV:tä on tilittämättä ja paljonko yritykseen on jäänyt voittoa. Virheet tulevat myös esiin nopeammin: jos pankkitilin kirjanpitosaldo ei täsmää pankin kanssa, jotain puuttuu.

Rahassa kahdenkertainen kirjanpito maksaa hieman enemmän kuin yhdenkertainen, koska työtä ja tarkistuksia on enemmän. Vastineeksi saat taseen, joka kertoo, mitä yrityksellä on ja mitä se on velkaa, sekä tarkemman kuvan kannattavuudesta kuukausittain. Kun toiminimi kasvaa tai on siirtymässä osakeyhtiöksi, kahdenkertaiseen kirjanpitoon kannattaa siirtyä jo etukäteen, jotta yhtiömuodon muutos on sujuvampi.

Käsin kahdenkertainen kirjanpito on työlästä ja virhealtista, joten sitä tehdään käytännössä aina ohjelmalla. Nykyohjelmissa kirjaus syntyy usein pankkitapahtumasta, ja ohjelma tekee vastakirjauksen automaattisesti.