Edustuskulut

Edustusta on se, kun kestitset asiakasta tai yhteistyökumppania tai annat lahjan liikesuhteen hoitamiseksi. Tyypillisiä ovat asiakasillalliset, saunaillat ja joululahjat asiakkaille. Kirjanpidossa kulu kirjataan kokonaan, mutta verotuksessa siitä vähennetään vain puolet, ja ALV jää vähentämättä. Edustuskulujen vähennyskelpoinen osuus lasketaan veroilmoituksessa, joten kirjanpidossa ne kannattaa pitää omalla tilillään.

Raja edustuksen ja muiden kulujen välillä ratkaisee paljon. Neuvottelun yhteydessä tarjottu kahvi ja pulla on neuvottelukulu, joka vähennetään kokonaan. Kaikille jaettu logokynä on mainoskulu. Oman henkilöstön pikkujoulu on henkilöstökulu. Sama lounas voi olla neuvottelu tai edustus sen mukaan, mitä siellä tehtiin. Myös omien työntekijöiden kanssa syöminen voi olla edustusta, jos tilaisuudessa on mukana asiakkaita. Silloin koko tilaisuus käsitellään usein edustuksena.

Siksi kuitin taakse tarvitaan merkintä: ketkä osallistuivat, mistä yrityksestä ja mikä oli tilaisuuden tarkoitus. Ilman merkintää kulu voidaan katsoa yksityiseksi, jolloin vähennystä ei tule lainkaan, ja osakeyhtiössä pahimmillaan peitellyksi osingoksi. Tarkoitukseksi riittää lyhyt kuvaus, esimerkiksi projektin aloitus tai sopimusneuvottelu.

Yleisin virhe on kirjata kaikki ravintolakuitit edustukseksi varmuuden vuoksi. Silloin menetät puolet vähennyksestä myös niistä, jotka olisivat olleet neuvottelukuluja. Hyvä käytäntö on kirjoittaa merkintä kuittiin heti ravintolassa tai lisätä se kuvan yhteyteen kirjanpito-ohjelmassa. Viikon päästä kukaan ei muista, kuka oli paikalla.