Ajopäiväkirja
Englanniksi: mileage log, driving log
Ajopäiväkirja on selvitys auton työajoista. Siihen merkitään jokaisesta työajosta päivä, lähtö- ja määräpaikka, kilometrit, ajon tarkoitus ja kuljettaja. Sillä todistetaan työajojen määrä verotuksessa.
Verohallinto hyväksyy auton kulut vain siltä osin kuin auto on ollut työkäytössä. Ajopäiväkirja on tavallisin tapa osoittaa, kuinka paljon autolla on ajettu työajoja. Jokaisesta työajosta merkitään päivä, lähtö- ja määräpaikka, mittarilukemat tai kilometrit, ajon tarkoitus ja kuljettaja, jos autoa käyttää useampi. Muodolla ei ole väliä: vihko, taulukko, sovellus ja GPS-seuranta kelpaavat, kunhan tarkoitus on merkitty.
Ajopäiväkirja tarvitaan kolmessa tilanteessa. Kun yrittäjä tai työntekijä ajaa omalla autolla ja saa kilometrikorvausta, ajopäiväkirja on korvauksen tosite. Kun toiminimiyrittäjä vähentää oman auton työajot veroilmoituksella, se todistaa kilometrit. Kun auto on toiminimen elinkeinotoiminnan omaisuutta, ajopäiväkirjasta lasketaan yksityisajojen osuus, joka lisätään tuloon.
Toiminimessä auto kuuluu elinkeinotoimintaan, kun se on hankittu yrityksen käyttöön ja yli puolet ajokilometreistä on työajoja. Silloin kaikki auton kulut ja poistot kirjataan yritykseen, ja yksityisajojen osuus tuloutetaan. Osakeyhtiön autossa yksityiskäyttö on autoetua, ja ajopäiväkirjalla osoitetaan, ettei etua ole tai mikä sen laajuus on.
Yleisimmät virheet ovat jälkikäteen kirjoitettu ajopäiväkirja ilman tarkoitusta, pyöristetyt kilometrit ja kodin ja vakituisen työpaikan välisten matkojen merkitseminen työajoiksi. Ne ovat verotuksessa yksityisajoja. Ilman uskottavaa ajopäiväkirjaa työajojen määrä joudutaan arvioimaan, ja arvio on yleensä varovainen. Ajopäiväkirja on osa kirjanpitoaineistoa, joten se säilytetään kuten muut tositteet.
Esimerkki
Laskennallinen esimerkki: toiminimiyrittäjä ajaa omalla autollaan 6 000 kilometriä työajoja vuodessa, ja ne näkyvät ajopäiväkirjassa. Hän vähentää veroilmoituksella 6 000 x 0,55 = 3 300 euroa. Jos autolla ajettaisiin yhteensä 9 000 kilometriä ja niistä yli puolet töissä, auton voisi myös siirtää elinkeinotoiminnan omaisuudeksi.